UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADO

ESPECIALIZACIÓN EN TELEMATICA E INFORMÁTICA

CONSIDERACIONES ACERCA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA LABOR DEL RESPONSABLE DE POSTGRADO EN LOS CENTROS LOCALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

(Profesores de enlace o responsables de Postgrado)

Ensayo

Dra. Ivonne Sutrúm

Profesora Jubilada UNA

La DIP en la Universidad Nacional Abierta (UNA)

La figura de los responsables de Postgrado en los Centros Locales

La Dirección de investigaciones y Postgrado (DIP) es “un subsistema de la Universidad Nacional Abierta de Venezuela destinada a investigar científicamente y divulgar los resultados obtenidos en la interpretación de la realidad en las diferentes áreas del conocimiento, así como también diseñar y desarrollar programas de postgrado para elevar el nivel académico y el desempeño profesional de los egresados en educación superior. El principal objetivo es formar el recurso humano en las áreas del conocimiento requeridas por la sociedad al más alto nivel de desarrollo académico y tecnológico para responder a necesidades, intereses, situaciones y problemas de los diferentes sectores de la universidad y su entorno”. (UNA, 2010). En el sitio web de la DIP esta se describe como una estructura funcional con responsabilidades de planificación, supervisión, coordinación, dirección y evaluación de las actividades de investigación y docencia de postgrado, en función de las políticas de la institución y de acuerdo con las necesidades reales, demandadas y exigidas por la sociedad del País. (Ibídem, 2010).

La DIP sin eliminar el concepto de jerarquía en sus niveles de dirección y coordinación integra a todo el personal UNA (siempre con la orientación y organización de nivel central) en la administración de asignaturas y difusión de información pertinente a la oferta de cursos de Postgrado (Maestrías y especializaciones). Esta política hace que de alguna manera todo el personal docente UNA funcione como profesores e investigadores de Postgrado. (UNA-DIP, 2002). Estos argumentos claramente definidos han convocado a que se organice en los centros locales una figura importante y vital como es el “responsable de actividades de investigaciones y Postgrado en los centros Locales” (también llamado “profesor de enlace”). Hay que señalar que los recortes presupuestarios a los cuales han sido sometidas las universidades del país en los últimos tiempos; hacen de este cargo casi una responsabilidad “ad honorem”, convirtiéndose en una labor adicional a la  responsabilidad de asesor y con un reconocimiento desde el punto de vista económico muy por debajo de lo que corresponde habida cuenta de que en algunos casos además de la función orientadora en los centros locales el asesor de Postgrado cumple con cargas académicas tanto en Pregrado como en Postgrado y con  directrices básicas  en principio acerca de sus funciones.

Dada la importancia de los Profesores de enlace y sus responsabilidades en el contexto de la comunicación como voceros de la DIP en cada región se debe de alguna manera especificar directrices válidas a exponer a continuación:

1. - Aspectos relacionados con la función del responsable de Postgrado en el Centro Local Carabobo de la UNA

2. - Argumentos para la organización del trabajo del responsable en este centro Local, mediante el bosquejo de una propuesta de Manual de procedimientos para responsables de Postgrado en los Centros Locales.

Situación en el Centro local Carabobo

El centro Local Carabobo siempre se ha caracterizado por ser un centro dinámico y con participación proactiva en muchas actividades especialmente de Postgrado. Su personal todo ha sido fiel a las políticas de la institución en tal sentido, promueve y colabora en la medida de sus posibilidades en todo lo académico en esta Área. Varias son los funcionarios quienes han pasado por esta experiencia de ser Responsable de Postgrado destacándose las acciones realizadas con la mejor de las voluntades y perseverancia. No obstante, en ocasiones se observa  una duplicidad de acciones, en tanto, pueden involucrarse varios profesores del Centro local en una misma acción operativa , teniendo esto como consecuencia que la información en ocasiones llega por diversas vías a los profesores y aún cuando obviamente lo que priva y de lo que se trata es del trabajo colaborativo propio de los centros locales, esto, contrario a agilizar y optimizar la labor del responsable de Postgrado, más bien en ocasiones se obstaculiza, deforma o en el peor de los casos  desorganiza, creándose en ocasiones la imagen de dos o mas responsables de Postgrado. De tal manera que surgen:

1. - Acciones operativas no del todo eficaces por duplicidad de tareas (varios profesores que se involucran de manera informal al apoyar una misma tarea)

2. Cierto grado de desinformación en cuanto a acciones a desarrollar por parte del responsable de Postgrado

3.- Desinformación parcial sobre los tiempos en que deben ocurrir actividades relacionadas con Postgrado

4.- Ausencia de criterios para evaluación del desempeño de los responsables de Postgrado.

5. - Desarticulación con Nivel central / Articulación no ajustada / llamadas reiterativas solicitando información a Nivel Central (especialmente a los coordinadores de Maestrías y especialización), relacionadas con procesos administrativos (inscripciones etc.)

6.  Generación de una imagen “falsa” de desinformación de procesos por parte del Centro Local o del responsable de postgrado.

7.- No existe una normativa exacta para todos los centros locales en tanto en cada región pareciese que se trabajara de diferente forma.

La solución a esta situación es establecer mediante un manual de procedimientos normas claras y sencillas con las que se pueda dar cuenta exacta de las acciones del Responsable de Postgrado y de su posterior evaluación. A continuación aspectos puntuales al respecto.

Manual de Procedimientos. ¿Para qué?

Existe una extensa bibliografía y referencias en la web en la que se explica exhaustivamente qué es un manual de procedimientos y en la mayoría se coincide en que es un documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de cualquier estructura en la que se desarrolle una actividad. Es así como cualquier manual presenta el cargo o cargos administrativos y precisa la respectiva responsabilidad que denotan así como los recursos con los que deben contar. Todo manual de funcionamiento es una especie de radiografía que dice exactamente el proceder interno de determinada unidad, la descripción de tareas y el recurso humano responsable de las mismas. El conocer ciertamente todas estas características no sólo ayuda a la revisión de los procesos en determinada tarea (análisis de tiempos, delegación de tareas), sino a la necesidad de entrenamiento, capacitación o ubicación real de los participantes de la unidad.

En la mayoría de los casos un manual se utiliza para:

1. - Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

2. - Determina en forma más sencilla las responsabilidades de los responsables

3. - Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

4. - Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

5. - Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

6. - Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Aproximación al Manual de funcionamiento para Responsables de Postgrado

    * Logotipo de la Atendiendo en especial a la característica de la modalidad en la que estamos inmersos y a las características de nuestra institución se estima que el manual debería contener los siguientes aspectos:

a) Identificación

institución

  * Nombre oficial de la institución

    * Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma (DIP)

    * Lugar y fecha de elaboración.

    * Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización

b) Índice o contenido

Relación de contenidos que forman parte del documento

c) Prólogo y/o introducción

Exposición sobre el documento, su contenido, objetivo del manual. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad del Área de Investigaciones y postgrado, o del rector de la Institución.

d) Objetivos de los procedimientos

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los Procedimientos del manual.

Los objetivos serían uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los responsables como las autoridades de Postgrado UNA  conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales ( difusión de información a mayor número de personas y organizaciones

e) Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos

Esfera de acción que cubren los procedimientos: Información General, información especializada, Administración de asignaturas, atención a participantes

f) Responsables

Asignación de responsable: Perfil y carga académica

g) Políticas o normas de operación / Definición del Trabajo colaborativo

En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

    * Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que determina la DIP en la Universidad Nacional Abierta.

    * Los lineamientos se deben presentar en forma clara y concisa, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.

    * Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores. (Bajar toda la información pertinente en el momento oportuno, por ejemplo)

h) Concepto (s)

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en los procedimientos, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.

i) Procedimiento (s) (descripción de las acciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las acciones que debe realizar el Responsable de Postgrado (o profesor de enlace), explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción de la actividad es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada acción.

j) Formulario de impresos. Formas impresas que se han de utilizarse en determinada actividad o procedimiento. También se pueden adicionar instructivos para su llenado. Por razones de presupuesto lo conveniente es hacer uso en el mayor de los casos de herramientas tecnológicas para ahorro de papel.

k) Diagramas de flujo.) Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las acciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o material. Haciendo mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las acciones, lo que facilita su comprensión.

Observaciones finales

Finalmente, cabe debo destacar que para la elaboración de un manual de procedimientos en el Área que se ha mencionado y en el caso de la UNA- no debe ser- trabajo de un o Centro Local en particular, más bien, se estima que este trabajo debe tener el concurso de todos los centros locales (o estados) donde se tenga la figura de un responsable de Investigaciones y Postgrado. La idea  es prever  que la responsabilidad de la conducción de las acciones relacionadas con esta área  quede  diluida en varias  personas, sino que, al asignarse un Responsable en cada Centro Local,  éste pueda ser auxiliado en el momento que se necesite por el equipo docente, porque ello puede pasar, pero que se logre homogeneidad en el contenido y presentación de la información y se regularicen las acciones del Representante de Postgrado traduciéndose en sistematicidad, orden, eficiencia y eficacia. Por lo que respecta a las características del equipo docente de apoyo es conveniente que este sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal, de forma que se garantice un verdadero trabajo colaborativo e institucional, donde lo que prive sea el buen servicio al participante o estudiante de Postgrado. Queda añadir que las mejoras que se hagan en este aspecto redundan también en posibles investigaciones en el Área de Postgrado referidas a la atención de los aspirantes y estudiantes en los centros locales

La responsabilidad de desarrollar un manual debe pasar por la revisión de manuales de otras organizaciones, para con ello, definir y delimitar su “universo de trabajo” Se debe considerar:

2. - Para qué servirá el Manual exactamente

3. - Responsabilidades y labor académica (Carga académica)

5. - Problemática, limitantes, situación actual

7. – Formatos ad hoc

8. - Evaluación periódica que cambiará en la medida en que las actividades puedan cambiar

9. - Búsqueda de fuentes de Información esto es: Referencia de otras instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación.

Entre las más representativas se pueden mencionar:

-Otras unidades que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio.

-Organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo (Otras universidades)

-Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio.

-Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos

- En la propia institución:

*Archivos de la organización:

-General.

-De las áreas de estudio.

*Directivos y empleados:

-Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si el conjunto de archivos responde a la realidad.

-Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relación con otros puntos de vista o contenido de documentos.

*Áreas de trabajo: Maestrías o Especialización (Coordinadores)

*Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la organización.

*Mecanismos de información: Recursos computacionales que permiten el acceso a información interna o externa a la organización que sirven como soporte al estudio.

El afán de expresar estas ideas es la motivación para mejorar el flujo de información de las actividades de Postgrado, brindar un mejor trato a los estudiantes y elevar la eficiencia en cuanto a divulgar las acciones del Área de Investigaciones y Postgrado de nuestra Universidad; con lo que se promoverá la UNA en su exacta dimensión. De igual forma, se pretende colaborar en la mejora continua -en lo cual quien suscribe este documento cree firmemente-: la crítica constructiva y  la oferta de una calidad de servicio óptimo, acciones que como profesionales de una institución educativa de nuestro nivel y modalidad debemos tener como Norte.