DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN
EN TELEMATICA E INFORMÁTICA
CONSIDERACIONES
ACERCA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA LABOR DEL RESPONSABLE DE POSTGRADO
EN LOS CENTROS LOCALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA
(Profesores
de enlace o responsables de Postgrado)
Ensayo
Dra. Ivonne Sutrúm
Profesora Jubilada UNA
La DIP
en la Universidad Nacional Abierta (UNA)
La
figura de los responsables de Postgrado en los Centros Locales
La Dirección de investigaciones y
Postgrado (DIP) es “un subsistema de la Universidad Nacional Abierta de
Venezuela destinada a investigar científicamente y divulgar los resultados
obtenidos en la interpretación de la realidad en las diferentes áreas del
conocimiento, así como también diseñar y desarrollar programas de postgrado
para elevar el nivel académico y el desempeño profesional de los egresados en
educación superior. El principal objetivo es formar el recurso humano en las
áreas del conocimiento requeridas por la sociedad al más alto nivel de
desarrollo académico y tecnológico para responder a necesidades, intereses,
situaciones y problemas de los diferentes sectores de la universidad y su
entorno”. (UNA, 2010). En el sitio web de la DIP esta se describe como una
estructura funcional con responsabilidades de planificación, supervisión,
coordinación, dirección y evaluación de las actividades de investigación y
docencia de postgrado, en función de las políticas de la institución y de
acuerdo con las necesidades reales, demandadas y exigidas por la sociedad del
País. (Ibídem, 2010).
La DIP sin eliminar el concepto de
jerarquía en sus niveles de dirección y coordinación integra a todo el personal
UNA (siempre con la orientación y organización de nivel central) en la
administración de asignaturas y difusión de información pertinente a la oferta
de cursos de Postgrado (Maestrías y especializaciones). Esta política hace que
de alguna manera todo el personal docente UNA funcione como profesores e investigadores
de Postgrado. (UNA-DIP, 2002). Estos argumentos claramente definidos han convocado
a que se organice en los centros locales una figura importante y vital como es
el “responsable de actividades de
investigaciones y Postgrado en los centros Locales” (también llamado “profesor de
enlace”). Hay que señalar que los recortes presupuestarios a los cuales han
sido sometidas las universidades del país en los últimos tiempos; hacen de este
cargo casi una responsabilidad “ad honorem”, convirtiéndose en una
labor adicional a la responsabilidad de
asesor y con un reconocimiento desde el punto de vista económico muy por debajo
de lo que corresponde habida cuenta de que en algunos casos además de la
función orientadora en los centros locales el asesor de Postgrado cumple con
cargas académicas tanto en Pregrado como en Postgrado y con directrices básicas en principio acerca de sus funciones.
Dada la importancia de los Profesores de enlace y sus responsabilidades en el contexto de la comunicación como voceros
de la DIP en cada región se debe de alguna manera especificar directrices válidas a exponer a continuación:
1. - Aspectos relacionados con la función
del responsable de Postgrado en el Centro Local Carabobo de la UNA
2. - Argumentos para la organización del
trabajo del responsable en este centro Local, mediante el bosquejo de una
propuesta de Manual de procedimientos para responsables de Postgrado en los Centros
Locales.
Situación
en el Centro local Carabobo
El centro Local Carabobo siempre se ha caracterizado
por ser un centro dinámico y con participación proactiva en muchas actividades
especialmente de Postgrado. Su personal todo ha sido fiel a las políticas de la
institución en tal sentido, promueve y colabora en la medida de sus
posibilidades en todo lo académico en esta Área. Varias son los funcionarios
quienes han pasado por esta experiencia de ser Responsable de Postgrado destacándose
las acciones realizadas con la mejor de las voluntades y perseverancia. No
obstante, en ocasiones se observa una
duplicidad de acciones, en tanto, pueden involucrarse varios profesores del
Centro local en una misma acción operativa , teniendo esto como consecuencia
que la información en ocasiones llega por diversas vías a los profesores y aún
cuando obviamente lo que priva y de lo que se trata es del trabajo colaborativo
propio de los centros locales, esto, contrario a agilizar y optimizar la labor
del responsable de Postgrado, más bien en ocasiones se obstaculiza, deforma o
en el peor de los casos desorganiza, creándose
en ocasiones la imagen de dos o mas responsables de Postgrado. De tal manera
que surgen:
1. - Acciones operativas no del todo
eficaces por duplicidad de tareas (varios profesores que se involucran de
manera informal al apoyar una misma tarea)
2. Cierto grado de desinformación en
cuanto a acciones a desarrollar por parte del responsable de Postgrado
3.- Desinformación parcial sobre los
tiempos en que deben ocurrir actividades relacionadas con Postgrado
4.- Ausencia de criterios para evaluación
del desempeño de los responsables de Postgrado.
5. - Desarticulación con Nivel central /
Articulación no ajustada / llamadas reiterativas solicitando información a
Nivel Central (especialmente a los coordinadores de Maestrías y
especialización), relacionadas con procesos administrativos (inscripciones etc.)
6.
Generación de una imagen “falsa” de desinformación de procesos por parte
del Centro Local o del responsable de postgrado.
7.- No existe una normativa exacta para
todos los centros locales en tanto en cada región pareciese que se trabajara de
diferente forma.
La solución a esta situación es establecer
mediante un manual de procedimientos normas claras y sencillas con las que se pueda
dar cuenta exacta de las acciones del Responsable de Postgrado y de su posterior
evaluación. A continuación aspectos puntuales al respecto.
Manual de Procedimientos. ¿Para
qué?
Existe
una extensa bibliografía y referencias en la web en la que se explica
exhaustivamente qué es un manual de procedimientos y en la mayoría se coincide
en que es un documento que contiene la descripción de actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de
cualquier estructura en la que se desarrolle una actividad. Es así como
cualquier manual presenta el cargo o cargos administrativos y precisa la
respectiva responsabilidad que denotan así como los recursos con los que deben
contar. Todo manual de funcionamiento es una especie de radiografía que dice
exactamente el proceder interno de determinada unidad, la descripción de tareas
y el recurso humano responsable de las mismas. El conocer ciertamente todas
estas características no sólo ayuda a la revisión de los procesos en
determinada tarea (análisis de tiempos, delegación de tareas), sino a la
necesidad de entrenamiento, capacitación o ubicación real de los participantes
de la unidad.
En la mayoría de los casos un manual se
utiliza para:
1. - Uniformar y controlar el cumplimiento
de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
2.
- Determina en forma más sencilla las responsabilidades de los responsables
3.
- Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su
evaluación.
4.
- Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo.
5.
- Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
6.
- Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas, procedimientos y métodos.
Aproximación al Manual de
funcionamiento para Responsables de Postgrado
* Logotipo de la Atendiendo en especial a
la característica de la modalidad en la que estamos inmersos y a las
características de nuestra institución se estima que el manual debería contener
los siguientes aspectos:
a) Identificación
institución
* Nombre oficial de la institución
* Denominación y extensión. De corresponder
a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma (DIP)
* Lugar y fecha de elaboración.
* Unidades responsables de su elaboración,
revisión y/o autorización
b) Índice o contenido
Relación
de contenidos que forman parte del documento
c) Prólogo y/o introducción
Exposición
sobre el documento, su contenido, objetivo del manual. Puede incluir un mensaje
de la máxima autoridad del Área de Investigaciones y postgrado, o del rector de
la Institución.
d) Objetivos de los
procedimientos
Explicación
del propósito que se pretende cumplir con los Procedimientos del manual.
Los
objetivos serían uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo
y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o
errores; facilitar las labores de auditoria; la evaluación del control interno
y su vigilancia; que tanto los responsables como las autoridades de Postgrado
UNA conozcan si el trabajo se está
realizando adecuadamente; aumentar la eficiencia general, además de otras
ventajas adicionales ( difusión de información a mayor número de personas y
organizaciones
e)
Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos
Esfera
de acción que cubren los procedimientos: Información General, información
especializada, Administración de asignaturas, atención a participantes
f) Responsables
Asignación
de responsable: Perfil y carga académica
g) Políticas o normas de
operación / Definición del Trabajo colaborativo
En
esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que
se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad
de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Además
deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones
alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A
continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su
planteamiento:
* Se
definirán perfectamente las políticas y/o normas que determina la DIP en la
Universidad Nacional Abierta.
* Los lineamientos se deben presentar en
forma clara y concisa, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no
familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
* Deberán ser lo suficientemente explícitas
para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores. (Bajar
toda la información pertinente en el momento oportuno, por ejemplo)
h) Concepto (s)
Palabras
o términos de carácter técnico que se emplean en los procedimientos, las
cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor
información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario
la consulta del manual.
i) Procedimiento
(s) (descripción de las acciones). Presentación por escrito, en forma narrativa
y secuencial, de cada una de las acciones que debe realizar el Responsable de
Postgrado (o profesor de enlace), explicando en qué consisten, cuándo, cómo,
dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de
llevarlas a cabo. Cuando la descripción de la actividad es general, y por lo
mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene
a su cargo cada acción.
j) Formulario de impresos.
Formas impresas que se han de utilizarse en determinada actividad o
procedimiento. También se pueden adicionar instructivos para su llenado. Por
razones de presupuesto lo conveniente es hacer uso en el mayor de los casos de
herramientas tecnológicas para ahorro de papel.
k) Diagramas de flujo.) Representación
gráfica de la sucesión en que se realizan las acciones de un procedimiento y/o
el recorrido de formas o material. Haciendo mención del equipo o recursos
utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y
accesible en el manual, brinda una descripción clara de las acciones, lo que
facilita su comprensión.
Observaciones finales
Finalmente,
cabe debo destacar que para la elaboración de un manual de procedimientos en el
Área que se ha mencionado y en el caso de la UNA- no debe ser- trabajo de un o Centro
Local en particular, más bien, se estima que este trabajo debe tener el concurso
de todos los centros locales (o estados) donde se tenga la figura de un responsable
de Investigaciones y Postgrado. La idea es prever que la responsabilidad de la conducción de las
acciones relacionadas con esta área
quede diluida en varias personas, sino que, al asignarse un
Responsable en cada Centro Local, éste
pueda ser auxiliado en el momento que se necesite por el equipo docente, porque
ello puede pasar, pero que se logre homogeneidad en el contenido y presentación
de la información y se regularicen las acciones del Representante de Postgrado
traduciéndose en sistematicidad, orden, eficiencia y eficacia. Por lo que
respecta a las características del equipo docente de apoyo es conveniente que este
sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la
organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y
personal, de forma que se garantice un verdadero trabajo colaborativo e
institucional, donde lo que prive sea el buen servicio al participante o
estudiante de Postgrado. Queda añadir que las mejoras que se hagan en este
aspecto redundan también en posibles investigaciones en el Área de Postgrado
referidas a la atención de los aspirantes y estudiantes en los centros locales
La responsabilidad de desarrollar un manual debe pasar por
la revisión de manuales de otras organizaciones, para con ello, definir y
delimitar su “universo de trabajo” Se debe considerar:
2.
- Para qué servirá el Manual exactamente
3.
- Responsabilidades y labor académica (Carga académica)
5.
- Problemática, limitantes, situación actual
7.
– Formatos ad hoc
8.
- Evaluación periódica que cambiará en la medida en que las actividades puedan
cambiar
9.
- Búsqueda de fuentes de Información esto es: Referencia de otras instituciones,
áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se
pueden obtener datos para la investigación.
Entre
las más representativas se pueden mencionar:
-Otras
unidades que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector
de la que es objeto de estudio.
-Organizaciones
líderes en el mismo campo de trabajo (Otras universidades)
-Organizaciones
normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio.
-Organizaciones
que prestan servicios o suministran insumos
-
En la propia institución:
*Archivos
de la organización:
-General.
-De
las áreas de estudio.
*Directivos
y empleados:
-Personal
del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si el
conjunto de archivos responde a la realidad.
-Personal
operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen
a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones
o divergencias en relación con otros puntos de vista o contenido de documentos.
*Áreas
de trabajo: Maestrías o Especialización (Coordinadores)
*Clientes
y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la
organización.
*Mecanismos
de información: Recursos computacionales que permiten el acceso a información
interna o externa a la organización que sirven como soporte al estudio.
El
afán de expresar estas ideas es la motivación para mejorar el flujo de
información de las actividades de Postgrado, brindar un mejor trato a los
estudiantes y elevar la eficiencia en cuanto a divulgar las acciones del Área
de Investigaciones y Postgrado de nuestra Universidad; con lo que se promoverá
la UNA en su exacta dimensión. De igual forma, se pretende colaborar en la
mejora continua -en lo cual quien suscribe este documento cree firmemente-: la
crítica constructiva y la oferta de una
calidad de servicio óptimo, acciones que como profesionales de una institución educativa
de nuestro nivel y modalidad debemos tener como Norte.
